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ITの果たすべき役割
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    ■はじめに
    本記事は、主に企業においてITを利用した戦略立案をする方やITを導入しようと考えている方を対象としています。実務以外ではITストラテジストをこれから受験しようとしている方にも役立てればなと思います。

     

    近年、業務効率を容易にできるようなサービスが増えており、以前と比べて社内システムの構築が格段に容易となりました。ホームページを作成するのであればホームページビルダーやWordPress、管理システムにおいてはJoomlaやSalesforceなどが有名どころでしょうか。これらのツールは、数年前では何百万円もかかっていたIT構築費用を大幅に削減してくれるため、IT業界を中心として多くの企業に導入されています。

     

    現代社会をみれば分かる通り、この世の中の仕事が徐々に自動化されてきています。自動販売機、駅の改札、セルフレジが実用化されており、更には今後、自動車の運転もオートメーション化されようとしています。これらに共通するのは考える必要がないもの、すなわち人間が作業する必要がない仕事が機械に取って代わっていることが見て取れます。
    以前からITの発展によって人間の仕事はなくなっていくと言われていましたが、依然としてそれが実現していないのは、ひとえにIT化を推進していない企業が多いからでしょう。

     

    IT化を推進した企業は目覚ましい成長を遂げています。コカ・コーラ、マリオット、DELL、ボーイング、モルガンスタンレー、メリルリンチなど、その例を挙げたらキリがないほどです。24時間無休で働いてくれるコンピュータは、コスト削減のみならず売上の向上にも一役買ってくれるため、組織にとって大幅な利益増加をもたらす有効な手段となるのです。

     

    筆者はITエンジニアとして複数の企業を常駐した経験がありますが、これほどまでITが有用な手段にも関わらずExcelで管理している企業が多いことに驚きました。Excelならまだしも紙の書類で管理している企業もしばしば。特に紙の書類なんかは早急にシステム化されるべきです。

     

    ITに馴染みのない方々は、ITシステムが有用と言われても、具体的にどのように役立つのかはイメージしづらいかと思います。本記事では、社内管理システムの目的やコスト削減や売上増加に代表される効果について分かりやすく説明しようと思います。

     


    ■社内システムの目的
    会社にとって重要なものはいくつか考えられますが、そのうちのひとつは利益でしょう。利益とは「売上−費用」の式で表せるように売上と費用から成り立ちます。そこで、費用を削減することと、売上を上げること、の2つのアプローチが考えられます。

     

    ITを使うことで社内の事務作業が激減し、紙などの資源の消費が減ることで会社の経営にプラスとなります。
    しかし、ITがもたらしてくれるのはコスト削減だけではありません。むしろコスト削減以上に売上増加に役立ってくれるのです。近年、SalesForceが急激な成長を遂げましたが、まさにITの戦略的利用に目をつけたからに他なりません。

     


    ■社内システムの効果 〜コスト削減〜
    代表的なコスト削減は社内の書類整理でしょう。プリンタを使用することによって、トナー、紙代金などの変動費がかさむことになります。打合せ資料のためにモノクロならまだしも、片面印刷のカラーコピーを大量に印刷するとなると資料準備だけで数千円になることも多々あることでしょう。
    そこでプロジェクターを利用したり、事前にメールにて資料を添付したり、社内共有フォルダに資料を配置したりすることが考えられます。プロジェクターの代わりに、大画面のモニタを購入し、パソコンとつなぐことでパソコンの画面を皆に共有する方法をとることもできます。
    毎週打合せをするのであれば、これによって年間数万円あるいは規模によっては数十万円、数百万円のコスト削減効果が期待できます。

     

    また、ITを利用することで勤怠管理、経費申請、日報や週報などの事務管理が簡易になります。
    多くの企業では、毎月の勤怠情報などを紙に印刷し、押印をした上で事務に提出しております。経費申請も申請ごとに上長の承認を得ていることも多いかと存じます。これらの作業は前述した印刷の無駄という他に、各人の作業コストが発生してしまいます。

     

    IT化の進んだ企業では、勤怠管理をWebシステムで実施しており、システム上のボタンクリックで申請から承認まですべて可能になっています。自宅や出張先からも容易に申請等ができるため、各人がわざわざ本社に出向く必要がありません。

     

    企業において人件費は大きな負担となります。そこで、ITを利用することで極力人間のする作業を減らし、従業員には利益をもたらす作業に注力していただくことは会社経営にとって大きなメリットとなります。

     

     

    ■社内システムの効果 〜売上増加〜
    次は売上増加についてです。
    近年は、ITを利用したマーケティング分析が非常に増えています。紙やExcelで管理している企業の多くは、1回のアンケートで利用した情報は、その直後のマーケティングには利用することはあるのですが、数か月後にはアンケートで集めた情報は忘れ去られ、2度と使われることがないのが実状ではないでしょうか。
    なぜそのような状況になるかというと、毎回アンケートなどの情報を蓄積しているうちに使用している書類やファイルが多くなり過ぎます。その結果、どこからどの情報を引っ張ってくれば良いかが不明となり、収集・分析する手間が非常に多くなってしまいます。
    目当てのファイルが見つかったけれども、Excelのシート数が多過ぎたり、データ量が数十万件にも膨れ上がってしまったためにファイルを操作する動きが遅くなり、分析を断念した経験がある人も多いのではないでしょうか。
    そのようなデータは死んでいるも同然です。

     

    それでは、そのデータを死んだ状態にせず、生きたデータにするにはどうすればよいでしょうか。
    それは社内のデータをすべてシステムで一元管理し、すべての従業員が自分の端末から必要な情報を、必要な時に、容易に入手できるようにすれば良いのです。そのためにはすべてのデータを紐づける共通のキーを設定し、そのキーからすべての情報に直接的、または間接的にアクセスできるようにしなければなりません。

     

    具体的には、顧客を中心とした企業であれば、最初に顧客マスタを作成して各顧客に一意のキーを採番する。そして、顧客名から蓄積されたすべての情報を取得できるようデータベースを設計するのです。それによって、過去1年以内に見積もりをした顧客や失注した顧客などを選別することが容易になります。

     

    システム化の素晴らしい点は、集計やソートが容易にできる点です。
    特定の期間における売上の高い順に顧客を並び替えしたり、特定の商品を集計することで売れ筋などを把握することができます。それによって見込み客の特定や需要予測ができるようになり、今後の販売戦略に生かすことが可能になります。

     

    冒頭で紹介したパソコンを主力製品としているDELLコンピュータは、ITを利用した受発注システムを構築しています。DELLを公式ホームページから買おうとすると、細かくカスタマイズできることが分かります。にも関わらず、パソコンを注文してから手元に届くまで数日以内ということがあります。
    これは見込生産できる部分を限りなく完成品のそばまで近づけて、受注されてから組み立てする部分を極力少なくすることで消費者に届けるまでの時間を可能な限り短くしていることによります。

     

    見込生産で製造する半製品と、最終組立を行う受注生産の分岐点のことをデカップリングポイントと言います。DELLは、デカップリングポイントを限りなく完成品に近い側にすることを実現していますが、これにはITを駆使したデータ蓄積が必要とされています。
    長年溜め続けたデータによって、どの地域で、どの時期に、どのような色の機種が売れ、どのような機能を持ったパソコンが売れやすいかを把握できるため、それに基づいた見込生産が可能になります。もちろん消費者がカスタイマイズ情報を入力してから生産の現場に最速に届く仕組みもITによって実現されています。

     

    ここに示したのは売上増加利用の一例ですので、他にも各企業が独自のIT利用によって売上を上げている手法は多々あります。それらについては本記事の最後で紹介したいと思います。

     


    ■最後に
    IT投資を無駄だと考えている企業も多いと聞きます。しかし、これまで説明してきたようにITに投資しないことは、本来得られるべき利益を損失していることと同義です。もちろん資金に余裕がなく、システムエンジニアがいない会社がすぐに社内システムのIT化を推進することは難しいでしょう。その際には、将来IT化することを考慮して、出来る限り書類管理を無くし、パソコンの中でファイル管理することを意識し、できればデータベース化しやすいようにファイルのフォーマットを考えることが肝心です。

     

    以下の書籍「思考スピードの経営」には実在する巨大企業がどのような社内システムを導入しているかを、著者であるビル・ゲイツの考察とともに読むことができます。ビル・ゲイツはマイクロソフト社に「デジタルナーバスシステム」と呼ばれる社内情報を共有できるシステムを構築することで、社員が頭を使う仕事に注力できるようにしている旨が書かれています。
    従業員が自分の勤怠状況や会社の売上等、社内の情報を集める際にもITを活用して従業員全員が自分の端末から欲しい情報を欲しい時に即座に入手できる状態にしておけば、資料を歩き回って集める必要もなく、従業員が頭を使う仕事に集中できるということも記されています。

     

    本書籍は、社内システムの参考にするのはもちろん、ITストラテジスト試験などで論文ネタが思いつかない人にもお勧めの1冊です。

     

     





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